在工作中，团队合作是必不可少的。很多时候，决策依赖于不同人的专业知识，需要讨论决定。会议是把不同的人组织起来讨论的途径之一，但如果会议缺乏目标和掌控力，就会浪费时间。因此，要组织一场有效的会议，懂得如何计划、准备和主持非常重要。
2、写会议议程，并在会前分发给与会人员。议程不仅可以帮助主持人掌控好时间，还可以帮助与会人员了解会议的详细信息，例如开会时间、地点、与会人员等。更重要的是，议程上会列明议题，与会人员可以事先做好必要的准备。在开会前，把议程发给每一位与会人员，如果是非常重要的会议，议程更要提早几天发。议程中必须列明每项议题的讨论时间。可能在讨论的过程中，有些议题需要更长的时间，有些需要的时间少些，到时可以做相应的调整。但至少做一个粗略的议程计划表，可以帮助你的会议不跑题。
4、开会前确保会场已准备就绪。会议当天，你要确保会场干净、整洁，一切都已布置到位。此外，还要确保必要的设备能正常工作，如投影仪、电脑、展示屏等，不然会浪费很多宝贵的会议时间。如果你要使用PPT，你可以先行练习使用遥控器或鼠标，让自己熟悉这些设备。这样就不会占用你讨论重要议题的时间了。
2、总结以往会议的重要内容。会议的开头是一个较为冗长的过程，但要集中与会人员的注意力，你可以从总结以往会议的重要结论开始。因为不一定所有人都了解会议内容，通过介绍相关会议结论及其它信息，让所有与会人员都了解他们来的目的，进而促成一个有效的会议。你也可以让会议记录员朗读以往会议的纪要，而不一定要亲力亲为。这样，反而会给人更加正式的感觉。你还可以朗读一些与以往会议相关的报道或新闻等。不过，如果你已经把以往会议的纪要连同议程一起发给了大家，那么不用朗读也可以。
4、继续探讨上次会议未完的事项。在开始新议题之前，先完成上次议题未完的事项。搁得越久的问题，与会人员越不愿意负责解决这些问题。因此，在会议上将悬而未决的问题交予指定人员负责。通常，未解决的事项在以往的纪要里都会用“未决定”或“有待进一步探讨”标注。根据不同的公司文化和规定，有些会有固定的决策程序。例如，有些要求过半数的与会人员同意才算通过，而有些则要求高层领导同意通过就可以了。对于耗时长的工程，两次会议的间隔期可能没有多大的进展，没有必要花时间探讨此类话题。要探讨的应该是，需要马上采取行动的项目或工程。
6、总结。探讨过上次遗留的问题和最近出现的新问题之后，你需要为此次会议做个总结。总结要稍微具体些，包括所有达成的共识和决定，还有在下次开会之前，与会人员需要做的工作。这一步非常关键，因为这将是你结束本次会议之前，最后一次向与会人员明确他们要做的工作。
引导会议的探讨方向，使其更加有效
1、引导讨论方向，但不要主宰。作为会议主持人，你有一项主要任务，那就是引导与会者探讨与议题相关的内容。你不需要总是阐明自己的观点，也不必太过限制讨论的框架，适当开放些。在讨论过程中，或许会冒出新的议题。因此，你可能需要稍微调整一下大家的讨论方向，确保其始终围绕着会议目标进行。会议进行的过程中，你要掌控好时间。如果对某一个议题讨论时间过长，你很可能需要砍掉后面的一些议题，或者留到以后的会议中再作讨论。如果当前大家正在热议的话题非常重要，你更应该毫不犹豫地删减或推迟后面的议题。
3、确保每个人都知道在讨论的内容。你可能不大会注意到一点，那就是与会人员的专业背景不同。为了确保每个人都理解他们在讨论什么，你可以将困难的问题简化，并简要地解释给他们听。
5、掌握好时间。不少人认为开会只是在浪费时间而已，因为他们经历了很多没有效率的会议。为了避免此类事件发生，作为主持人，你需要严格把控好时间。对于一些不太重要的话题，你可以提出留待以后的会议讨论。并灵活调整会议计划，确保与会人员的时间不被浪费。
