1、分清事情的轻重缓急，对于一些比较急的事情，就不要发邮件，电话是最快的方式，其次是信息。找一样对方经常用的沟通软件，这是避免对方能及时处理的关键。
2、对于复杂的，有争议的事情不要通过邮件的方式，这需要彼踊辽嚏囱此的讨论。不重要的事也不要发邮件，这样会显得抓不住重点。重要的安排等，一定要发邮件，备忘。我们一定要养成经常看邮件的习昧干苡遵惯，在工作中，邮件可能会比平时的生活多很多，如果不及时去查看，很容易漏电一些重要的事情。
3、填写邮件时不要一事二报，也就是不要把一件事同时发给几个领导，同样，也不要把一件事去安排不同的人做。这样很容易造成相互推诿，得不到明确的指示，或者逃避责任。
4、标语要简洁，多次转发的时候，记得把“re”“fw“等清除。同时也要避免口语化的文字。当有不方便让别人看到收件人列表里出现的人，可以放在密送里。重要的容易忘记的事情，记得密送一份给自己，方便管理和查看。
5、正文每行文字字数不要过多。遵循金字塔原则，先说中心思想，在详细阐述细节。整体内容过多正文应做简明扼要的介绍，然后单独写个文件作为附加的详细描述。选择恰当的语气，请，谢谢之类的语气要常出现，以示尊敬。
6、文件的格式要注意，建议字号是小四，宋体，黑色，强瓢遥费涓调的地方用红色标注。多条内容是记得编号，是整体更加明朗。慎用感叹号和表情，同时，在添加附件的时候，如果附件小时不要打包，也不要发过大的附件，要在附件中做出说明，比如，“附件中包括.....，是对什么的说明“
7、按标题-正文-附件-收件人的顺序编写，避免遗漏。同时邮件写好之后，记得花几分钟的时间检查一下每一个细节，不要漏掉关键的地方。邮件中的公司机密时，仔细检查收件人，不要发错人。
