1、首先是后勤保障，涉及到会场布置（包括展板、桌椅、灯光、有线和无线网络、显示屏、打印机、信息板、商务中心、电脑等）、住宿、吃饭、出行（前往会场的车辆调度等）一系列问题需要敲定，这个视情与有关会展公司和场地提供方签约解决。
3、许多稿件需要提前准备，例如公报、新闻通稿等，活动流程一确定就要赶紧写起来。这个时候要和负责活动日程的人对接，希望他们尽早弄好。
5、安保是很重要的一块，一定要提前勘察场地，确定安保设备的摆放位置，以免过于拥挤。安保方案涉及每个人员，所以务必将其交给其他同事看一眼，例如管理记者的负责人对安保方案有什么要求。比如，发放记者证时如果有人代领应该怎么办，这个必须和安保人员事先沟通好，如果他们要求严格，我们对记者的要求也严格，否则按照惯例代领不需要过多证件的。涉及其他人员的方案也务必相互交流，以免发生冲突。
7、要办好大型活动就不要省钱，但也不能过度浪费，做好财务工作、精打细算是非常有必要的，也是杜绝腐败的根本，例如打印机应该设定为默认黑白，而不是彩色，否则将导致打印费用成倍增加。
